Czynni podatnicy VAT są zobowiązani do tego, aby każda transakcja sprzedażowa była udokumentowana w postaci faktury vat. Reguluje to rozporządzenie Ministra Finansów i ustawa o podatku od towarów i usług. Jest to obowiązek, z którego przedsiębiorcy muszą się wywiązywać. Wystawiona faktura musi zostać zaksięgowana i przez sprzedawcą usług lub produktów i przez nabywcę. Kwestie te reguluje prawo, do którego trzeba się stosować, aby podczas kontroli skarbowej nie mieć nieprzyjemnych i kosztownych sytuacji.
Bardzo często przedsiębiorcy posługują się fakturą proforma. Klient powinien wiedzieć, że taki rodzaj dokumentu nie jest dokumentem księgowym. Stanowi jedynie zapowiedź faktury
Wystawiając ja sprzedający ma możliwość zaprezentowania swojej oferty cenowej odnośnie usług lub produktów, rabatów czy terminów zapłaty.
Faktura proforma formularz posiada wszystkie te elementy, które ma faktura właściwa, jednak nie jest ona dokumentem sprzedażowym. Sprzedaż następuje w momencie zapłaty za tę fakturę. Faktura proforma nie została zdefiniowana w przepisach finansowych, więc nie może być dokumentem, który bierze udział w obrocie sprzedażowym. Przedsiębiorca, który wystawia fakturę proforma, nie jest zwolniony z obowiązku wystawienia faktury VAT. Musi ją wystawić w ciągu siedmiu dni. Termin ten jest liczony od chwili odebrania towaru lub usługi przez nabywcę.
Faktura proforma Excel pełni funkcje informacyjną. Wszystkie dane, które zawiera są dla nabywcy informacją o danym towarze lub usłudze. Jest dokumentem, który wystawiany jest przed zaistnieniem sprzedaży.